Se acabaron las limitaciones de almacenamiento: todos los documentos importados en Bloobiz aterrizan en el GDE. Se reúnen en una única interfaz y se clasifican automáticamente según su origen, para que siempre estés a una sola búsqueda del documento que buscas.
Al importar tus documentos a la nube, podrás acceder a una base de datos personal con almacenamiento ilimitado desde cualquier lugar y sin preocupaciones. Disfrutarás de una amplia compatibilidad de formatos desde PDF hasta Word, Excel, imágenes y más aún con previsualización de archivos sin tener que descargarlos.
No vuelvas a perder documentos importantes por error: una vez importados al GDE, ya no se pueden borrar. Y en caso de que les falte información, siempre puedes dejarlos pendientes y terminar de importalos más tarde.
Podrás asegurarte de que tus documentos están siempre actualizados, mientras manteniendo un registro de sus versiones anteriores. Tendrás a tu disposición un historial de versiones para comprobar todos los detalles o volver a descargar esos archivos cuando lo necesites.
Ahorra tiempo e impulsa tu eficacia utilizando nuestros filtros de búsqueda detallados, como por bandeja o tipo de documento, fecha de creación, etiqueta, y mucho más. También puedes configurar filtros adicionales llamados índices para refinar aún más tus búsquedas, como por ejemplo por número de referencia o departamento.
El módulo GDE te permite consultar tu actividad o la de tus colaboradores en una interfaz donde figuran todas las creaciones, indexaciones y validaciones de documentos. Puedes filtrar tus búsquedas por fecha o tipo para encontrar los documentos que buscas, así como acceder a las estadísticas de cada tipo de documento para determinar el número de documentos almacenados.
Controla la información requerida al importar tus archivos creando tus propios índices o reutilizando los existentes predeterminados (p. ej. período de retención, referencia número de cliente, etc.) y asociándolos a los tipos de documentos de tu elección. La falta de información deja de ser un problema, ya que puedes definirla como obligatoria para asegurarte de que no se omita. Tales índices se pueden entonces utilizar como filtros de búsqueda.
Crea nuevos tipos de documentos para agilizar no sólo el proceso de importación, sino también tu trabajo de archivo y búsqueda. Utiliza la indexación para definir la información que se debe completar al importar un documento específico, como por ejemplo asociarlo a un cliente o a un período de retención.
Ordena los documentos por departamento, proyecto u otros creando bandejas específicas: sólo tienes que seleccionar la bandeja adecuada durante la importación y ya está. También puedes nombrar las bandejas en varios idiomas, ya que se adaptan al que seleccione el empleado.
Puedes personalizar los derechos de acceso a las bandejas (para que, por ejemplo, un vendedor no tenga acceso a la bandeja de RR.HH.) y a los documentos (para que, por ejemplo, un vendedor no pueda utilizar los tipos de documentos propios del departamento de facturación). Asigna autorizaciones a cada usuario distinto para garantizar la confidencialidad de las informaciones sensibles.
Con una área de trabajo compartida y accesible a todos los miembros de un equipo o departamento, colaborarás de manera más eficiente. Podrás encontrar todos tus archivos bajo Workspaces y asociarlos con una área de trabajo caso necesario, ya que las dos herramientas están interconectadas.
Aprenderás a liberar el potencial de tu área de trabajo personal, añadiendo por ejemplo el enlace interno de una carpeta en la que estés trabajando, la URL de una web como referencia o el enlace GDE (o el propio archivo) de un documento específico.
Puedes importar documentos a cualquier área de trabajo mientras disfrutas de una variedad de formatos compatibles, incluyendo URLs y enlaces internos. Solo tú puedes ver los documentos importados a tu área de trabajo personal.
Gestiona el contenido de tu área de trabajo con total libertad y comodidad creando carpetas para clasificar tus documentos y moviendo los archivos por una estructura de árbol mediante arrastrar y soltar.
