Diga adeus às limitações de armazenamento: todos os documentos importados no Bloobiz ficam guardados no GED. São juntados numa única interface e ordenados de acordo com a sua origem para que baste uma simples pesquisa para encontrar o documento que procura.
Ao importar os seus documentos para a nuvem, terá acesso a uma base de dados pessoal com armazenamento ilimitado em qualquer lugar e sem preocupações. Irá usufruir de uma vasta compatibilidade de formatos, desde PDF a Word, Excel, imagens e outros com pré-visualização de ficheiros sem ter de os descarregar.
Não volte mais a perder documentos importantes por engano: uma vez importados no GED, já não podem ser apagados. E se lhes faltar alguma informação, sempre pode deixá-los pendentes e concluir a sua importação mais tarde.
Poderá certificar-se de que os seus documentos estão sempre actualizados enquanto mantém um registo das versões anteriores dos mesmos. Terá um histórico de versões à sua disposição para verificar todos os detalhes ou voltar a descarregar esses ficheiros sempre que precisar.
Poupe tempo e aumente a sua eficiência ao utilizar os nossos filtros de pesquisa detalhadados, tais como por tabuleiro ou tipo de documento, data de criação, etiqueta e muito mais. Pode também configurar filtros de adicionais chamados índices para refinar ainda mais as suas pesquisas, como por exemplo por número de referência ou departamento.
O módulo GED permite-lhe consultar a sua atividade ou a dos seus colaboradores numa interface onde constam todas as criações, indexações ou validações de documentos. Pode filtrar as suas pesquisas por data ou tipo para encontrar os documentos que procura, assim como aceder às estatísticas de cada tipo de documento para determinar a quantidade de documentos armazenados.
Controle as informações necessárias aquando da importação dos seus ficheiros ao criar os seus próprios índices ou reutilizar os existentes predefinidos (como por exemplo o período de retenção, a referência ou o número de cliente) e associá-los aos tipos de documentos que pretender. A falta de informação deixa assim de ser um problema, dado que pode definí-la como obrigatória para garantir que não seja omitida. Tais índices podem então ser utilizados como filtros de pesquisa.
Crie novos tipos de documentos para acelerar não só o processo de importação, mas também o seu trabalho de arquivo e pesquisa. Utilize a indexação para definir as informações a preencher aquando da importação de um documento específico, tal como associá-lo a um cliente ou a um período de retenção, por exemplo.
Pode ordenar os documentos por departamento, projeto ou outros ao criar tabuleiros específicos: basta selecionar o tabuleiro adequado durante a importação. Pode também pode definir os nomes dos tabuleiros em várias línguas, uma vez que se adaptam ao idioma selecionado pelo empregado.
Pode personalizar os direitos de acesso aos tabuleiros (para que, por exemplo, um vendedor não tenha acesso ao tabuleiro destinado aos RH) e aos documentos (para que, por exemplo, um vendedor não possa utilizar os tipos de documentos próprios ao departamento de faturação). Atribua autorizações a cada utilizador diferente para garantir a confidencialidade das informações sensíveis.
Com uma área de trabalho partilhada e acessível a todos os membros de uma equipa ou departamento, irá colaborar com eles de forma mais eficiente. Poderá encontrar todos os seus ficheiros em Workspaces e associá-los com uma área de trabalho caso seja necessário, já que as duas ferramentas estão interligadas.
Aprenderá a explorar todo o potencial da sua área de trabalho ao adicionar por exemplo o link interno de um dossier sobre o qual está a trabalhar, o URL de um site como referência ou o link GED (ou o ficheiro em si) de um documento específico.
Pode importar documentos para qualquer área de trabalho usufruindo de uma variedade de formatos suportados, incluindo URLs e links internos. Os documentos importados para o seu espaço de trabalho pessoal ficam visíveis apenas para si.
Para gerir o conteúdo da sua área de trabalho com total liberdade e simplicidade, pode criar pastas para classificar os seus documentos e mover ficheiros através de uma estrutura em árvore ao arrastar e soltá-los.
