Befreien Sie sich von allen Einschränkungen der Lagerung. Alle Dokumente, die Sie auf die Bloobiz-Schnittstelle importieren, landen im DMS. Sie laufen auf einer einzigen Schnittstelle zusammen und werden automatisch nach ihrer Herkunft klassifiziert. Eine einzige Suche trennt Sie von dem Dokument, das Sie suchen.
Importieren Sie alle Ihre Dokumente in die Cloud. Greifen Sie bedenkenlos von überall und zu jeder Zeit auf Ihre Datenbank zu. Entscheiden Sie sich für eine unbegrenzte Datenbank. Profitieren Sie von allen mit Bloobiz kompatiblen Formaten (PDF, Word, Excel, Bilder, etc.). Sie bieten Ihnen eine Vorschau des Dokuments und das ohne jeglichen Download.
Riskieren Sie nicht mehr, dass wichtige Dokumente aus Versehen verloren gehen. Ihre Dokumente können nicht mehr gelöscht werden, sobald sie im DMS importiert wurden. Wenn Sie nicht über alle Informationen verfügen, lassen Sie das Dokument einfach warten und schließen Sie den Import zu einem späteren Zeitpunkt ab.
Sorgen Sie dafür, dass Ihre Dokumente immer auf dem neuesten Stand sind und behalten Sie gleichzeitig den Überblick über frühere Versionen. Sehen Sie sich den Verlauf dieser Versionen an, um alle Details zu erfahren. Bei Bedarf können Sie diese Dokumente erneut herunterladen.
Die Suchfilter sind Ihre Verbündeten, wenn es darum geht, Zeit zu sparen. Steigern Sie Ihre Effizienz mit sorgfältig sortierten Suchergebnissen: u. a. nach Fach, Dokumententyp, Erstellungsdatum und Bezeichnung. Zusätzliche Suchfilter (die Indexe) können eingerichtet werden, um Ihre Suche noch weiter einzugrenzen (Beispiele: nach Referenznummer, nach Abteilung, etc.).
Sehen Sie sich Ihre Aktivitäten oder die Aktivitäten Ihrer Mitarbeiter in DMS an. Alle Erstellungen, Indexierungen oder Freigaben von Dokumenten sind auf der Benutzeroberfläche aufgeführt. Führen Sie eine Suche nach Datum oder Typ durch, um das betreffende Dokument zu finden. Greifen Sie auf die Statistiken für jeden Dokumententyp zu, um die Anzahl der gespeicherten Dokumente zu erfahren.
Kontrollieren Sie, welche Informationen beim Import Ihrer Dateien benötigt werden. Erstellen Sie Ihre eigenen Indexe oder verwenden Sie vorhandene Standardindexe wieder (z. B. Aufbewahrungsfrist, Referenz, Kundennummer usw.). Verknüpfen Sie diese mit den Dokumententypen Ihrer Wahl. Der Mangel an Informationen ist somit kein Problem mehr. Sie können diese Informationen obligatorisch eintragen, um sicherzustellen, dass niemand sie auslässt. Verwenden Sie diese Indexe dann als Suchfilter.
Erstellen Sie neue Dokumenttypen und beschleunigen Sie nicht nur den Importvorgang, sondern auch Ihre Archivierungs- und Sucharbeit. Führen Sie eine Indexierung durch, um festzulegen, welche Informationen beim Import des Dokuments ausgefüllt werden müssen (z. B. einen Kunden, eine Aufbewahrungsfrist usw. zuordnen).
Sortieren Sie die Dokumente nach Abteilung, Projekt oder anderen Kriterien, indem Sie dafür eigene Ablagen erstellen. Wählen Sie die Ablage beim Import aus und schon geht es los. Sie können die Namen der Ablagen in mehreren Sprachen eingeben. Sie werden sich an die Sprache anpassen, die der Mitarbeiter spricht.
Personalisieren Sie die Zugriffsrechte für Ablagen (z. B. ein Verkäufer hat keinen Zugriff auf die Ablage der Personalabteilung) und Dokumententypen (z. B. ein Verkäufer verwendet nicht die Dokumenttypen der Rechnungsstellung). Vergeben Sie Berechtigungen an die Benutzer Ihrer Wahl. Stellen Sie sicher, dass bestimmte Informationen vertraulich behandelt werden.
Arbeiten Sie effizienter zusammen mit einem gemeinsamen Arbeitsbereich, auf den alle Mitglieder eines Teams oder einer Abteilung zugreifen können. Finden Sie alle Ihre DMS-Dateien auf Workspaces und verknüpfen Sie sie bei Bedarf mit einem Arbeitsbereich. Die beiden Tools sind miteinander verbunden.
Lernen Sie, wie Sie das volle Potenzial Ihres persönlichen Arbeitsbereichs ausschöpfen können. Ein Ordner wird gerade bearbeitet? Fügen Sie den internen Link hinzu. Eine Website als Referenz? Fügen Sie den URL-Link hinzu. Ein Dokument, an dem Sie arbeiten möchten? Fügen Sie den DMS-Link oder die Datei selbst hinzu.
Importieren Sie Dokumente in den Workspace Ihrer Wahl. Nutzen Sie die Vielfalt an kompatiblen Formaten (einschließlich URL-Links und interner Links). Die Dokumente in Ihrem Workspace sind nur für Sie sichtbar.
Verwalten Sie den Inhalt Ihres Arbeitsbereichs frei und einfach. Erstellen Sie Ordner, um Ihre Dokumente zu kategorisieren. Verschieben Sie Ihre Dateien innerhalb dieser Baumstruktur mithilfe von Drag & Drop.
