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Schalten Sie bei wiederkehrenden Sendungen (z. B. Rechnungserinnerungen) mithilfe vorkonfigurierter Vorlagen einen Gang höher. Vereinheitlichen Sie Ihre Vorgehensweise und Ihre Kommunikation. Lassen Sie keinen Raum für Zweifel. Verwenden Sie eine einheitliche Formulierung für Ihren Kundenverkehr, um sicherzustellen, dass Sie keine wichtigen Informationen vergessen und dass die Informationen dem Kunden immer auf die gleiche Weise präsentiert werden. Keine Fehler und keine Missverständnisse.
Automatisieren Sie Ihren Versand, auch wenn Sie keine E-Mail-Vorlage verwenden. Erstellen Sie personalisierte Signaturen, um sich in Ihren E-Mails zu identifizieren. Diese sind vorab gespeichert und können mit einem einfachen Klick in den Textkörper Ihrer E-Mails eingefügt werden. Eine Signatur ist jedoch einzigartig und nur für ihren Benutzer bestimmt.
Bestimmen Sie auf der Bloobiz-Schnittstelle vorab, welche Sprachen Sie für Ihren E-Mail-Verkehr verwenden werden. Versenden Sie später in denselben Sprachen, indem Sie die Vorlagen konfigurieren. Geben Sie bei der Konfiguration der Vorlage die Übersetzungen des Textkörpers in die verschiedenen Sprachen an. Bloobiz wählt dann beim Versand die entsprechende Sprache entsprechend der bevorzugten Sprache des Kunden (die in seinem Kundenstammblatt angegeben ist) aus.
Weisen Sie Ihren Mitarbeitern die Zugriffsrechte zu, die ihrer Funktion entsprechen. Stellen Sie auf diese Weise sicher, dass die E-Mails Ihrer Kunden vertraulich bleiben. Je nach Berechtigung können Sie den Nutzern erlauben, E-Mails zu sehen, zu lesen oder zu schreiben. Die Benutzerrechte können für jeden Aspekt des Administrationsmenüs angepasst werden.
Konfigurieren Sie Ihre Mailboxen und Adressen vorab, um die Bedürfnisse des Unternehmens zu gewährleisten. Legen Sie zunächst eine Mailbox für jede Abteilung oder z. B. für die Art des Vorgehens an. Programmieren Sie dann die Mailadressen, die Sie verwenden wollen (contact@exemple.com oder auch facturation@exemple.com ). Ordnen Sie jeder Mailbox eine oder mehrere Adressen zu, sowie Benutzerrechte und Eigenschaften, damit alles reibungslos funktioniert. Wählen Sie beim Versenden der E-Mail auch die Absenderadresse, die sichtbar sein wird.
Mithilfe von benutzerdefinierten Variablen können Sie Ihre Vorlagen weiter konfigurieren. Eine Variable ist eine Angabe, die Sie in den Textkörper einer E-Mail einfügen können. Der Inhalt der Variable ändert sich und passt sich an den konfigurierten Faktor an (z. B. den Empfänger der Nachricht oder den Händler). Die Variable ersetzt den ursprünglichen Text durch den gewählten Inhaltstyp (z. B. das aktuelle Datum oder die Adresse eines Kunden). Nutzen Sie sie in aller Freiheit, um den Inhalt Ihrer E-Mails frei anzupassen, ohne sie auch nur öffnen zu müssen.
Nutzen Sie dieses 2-in-1-Tool, mit dem Sie Ihren Posteingang und -ausgang unter einer einzigen Oberfläche zusammenfassen können. Greifen Sie auf alle Ihre E-Mails in Bloobiz zu, wo Sie auch alle anderen Aktivitäten verwalten. Zentralisieren Sie alle Ihre Schritte, damit Ihre Mitarbeiter sich nicht verzetteln müssen und alles mühelos nachvollziehen können.
Finden Sie alle E-Mails, die von Ihrer Abteilung ausgetauscht wurden, auf einer einzigen Oberfläche. Richten Sie auf jeder Ihrer E-Mail-Adressen Weiterleitungen zu Ihrer Bloobiz-Adresse ein, damit Sie keine E-Mail mehr verpassen und Zeit sparen, wenn Sie sie abrufen.
Egal, worum es in den E-Mails geht, Sie finden sie jederzeit in der Karteikarte des jeweiligen Ansprechpartners. Ob es sich um einen Interessenten, einen Kunden oder sogar einen Lieferanten handelt, behalten Sie den Überblick über alle Gespräche, die das Unternehmen mit ihm geführt hat. Keine Geheimnisse mehr und keine Kommunikationsprobleme. Auch die Tickets, die automatisch erstellt werden, um Sendungen nachzuverfolgen, sind namentlich gekennzeichnet und können jederzeit eingesehen werden.
Verpassen Sie keine einzige E-Mail mehr! Sorgen Sie mit Bloobiz dafür, dass Sie alle eingegangenen Nachrichten bearbeiten. Alle Aktionen Ihrer Mitarbeiter werden von Bloobiz aufgezeichnet und sind jederzeit abrufbar. Sie wissen, wer die E-Mails an welchem Tag und zu welcher Uhrzeit abgerufen hat. Sie haben 3 Status zur Verfügung: "ungelesen, nicht bearbeitet". , "gelesen und unbearbeitet" und "gelesen und bearbeitet". Bereits geöffnete E-Mails werden automatisch als "gelesen" eingestuft. Weisen Sie ihnen erst dann den Status "bearbeitet" zu, wenn Sie die entsprechenden Schritte unternommen haben.
Machen Sie Gebrauch von Ordnern und Kategorien, um Ihre geschäftlichen Mailboxen immer besser zu organisieren. Fügen Sie so viele Ordner wie nötig hinzu, um empfangene und gesendete E-Mails zu sortieren. Sortieren Sie nach Anfrage, Empfänger oder Abteilung. Verwenden Sie jedoch Kategorien, um die von Ihnen verwendeten E-Mail-Vorlagen zu klassifizieren. Suchen Sie nach diesen Kriterien, wenn Sie möchten.
Verwenden Sie Variablen (z. B. Client Name) mithilfe von E-Mail-Vorlagen. So können Sie wiederkehrende Sendungen personalisieren, ohne eine weitere Sekunde zu verlieren. Wie können Sie das tun? Indem Sie Variablen in Ihre Vorlage einfügen, passt Ihre professionelle Mailbox den Inhalt der Mails an den Empfänger an. Er wird beispielsweise den Namen in den des Kunden ändern.
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