Libérez-vous de toutes les contraintes du stockage. Tous les documents que vous importez sur l'interface Bloobiz atterrissent sur GED. Ils convergent vers une seule interface et sont classés automatiquement selon leur provenance. Une seule recherche vous sépare du document que vous recherchez.
Importez tous vos documents sur le cloud. Accédez à votre base de données sans crainte depuis n'importe où et à n'importe quel moment. Optez pour une base de données illimitée. Profitez de tous les formats compatibles avec Bloobiz (PDF, Word, Excel, Images, etc). Ils vous offrent un aperçu du document et sans le moindre téléchargement.
Ne risquez plus de perdre des documents importants par erreur. Une fois importés dans GED, vos documents ne peuvent pas être supprimés. Si vous ne disposez pas de toutes les informations, laissez le document en attente et achevez l'importation ultérieurement.
Assurez la mise à jour de vos documents tout en gardant une trace des versions antérieures. Consultez l'historique de ces versions pour en connaître tous les détails. Téléchargez ces documents de nouveau si besoin.
Les filtres de recherche sont vos alliés lorsqu'il s'agit de gagner du temps. Gagnez en efficacité avec des résultats de recherche triés sur le volet : par bac, par type de document, par date de création, par libellé, entre autres. Des filtres de recherche additionnels (les indexes) peuvent être configurés pour affiner encore davantage vos recherches (exemples : par numéro de référence, par département, etc).
Consultez votre activité ou l'activité de vos collaborateurs dans GED. Toutes les créations, indexations ou validations de documents figurent sur l'interface. Effectuez une recherche par dates ou type pour mettre la main sur le document en question. Accédez aux statistiques de chaque type de document pour connaître le nombre de documents stockés.
Maîtrisez les informations requises lors de l’importation de vos fichiers. Créez vos propres indexes ou réutilisez les indexes existants par défaut (ex : délai de conservation, référence, numéro client, etc). Associez-les aux types de documents de votre choix. Le manque d’informations n’est alors plus un problème. Vous pouvez rendre ces informations obligatoires pour être sûr que personne ne passe à côté. Utilisez ensuite ces indexes comme filtres de recherche.
Créez de nouveaux types de documents et accélérez non seulement le processus d'importation, mais aussi votre travail d'archivage et de recherche. Procédez à l'indexation pour définir les informations qui doivent être remplies au moment de l'importation du document (ex : associer un client, un délai de conservation, etc).
Triez les documents selon le service, projet ou autres en créant des bacs qui leur sont dédiés. Sélectionnez le bac au moment de l'importation et le tour est joué. Vous pouvez saisir les noms des bacs dans plusieurs langues. Ils s'adapteront à la langue parlée par le collaborateur.
Personnalisez les droits d'accès aux bacs (ex : un commercial n'a pas accès au bac des RH) et aux types de documents (ex : un commercial n'utilise pas les types de documents de la facturation). Attribuez des accréditations aux utilisateurs de votre choix. Assurez-vous de conserver la confidentialité de certaines informations.
Collaborez de façon plus efficace avec un espace de travail partagé, accessible à tous les membres d'une équipe ou service. Retrouvez tous vos fichiers GED sur Workspaces et associez-les si besoin à un espace de travail. Les deux outils sont interconnectés.
Apprenez à exploiter tout le potentiel de votre espace de travail personnel. Un dossier en cours de traitement ? Ajoutez le lien interne. Un site internet pour référence ? Ajoutez le lien URL. Un document sur lequel travailler ? Ajoutez le lien GED ou le fichier lui-même.
Importez des documents sur le workspace de votre choix. Profitez de la variété de formats compatibles (y compris les liens URL et les liens internes). Les documents présents sur votre Workspace ne sont visibles que par vous.
Gérez le contenu de votre espace de travail librement et simplement. Créez des dossiers pour catégoriser vos documents. Déplacez vos fichiers au sein de cette arborescence grâce au drag and drop.
